Os portões estabelecidos pelo processo Front-End Loading & Gated (FEL) fixam os momentos de tomada de decisão pelos gestores e definem o processo de estimativa de custos que se adapta a cada uma das fases do projeto
O FEL leva em conta a maturação do projeto na estimativa de custos (foto: shutterstock/portrait images asia by nonwarit)
“Como esse processo tem um viés de conflito de interesses entre as várias áreas da construtora, é preciso que seja submetido à aprovação de quem responde pelo negócio. Diante do custo estimado, a empresa tomará a decisão se o projeto atende aos requisitos econômico-financeiros e de produto ou se deverá passar por novos estudos”, diz o engenheiro Gustavo Horn, consultor e diretor da Hausbaum Engenharia.
ETAPAS DE MATURAÇÃO
O Independent Project Analysis (IPA), instituto internacional nos moldes do Project Management Institute®(PMI), estabeleceu um processo denominado Front-End Loading & Gated (FEL), utilizado para grandes projetos de investimento.
“Defendemos esse processo por ser muito aderente à viabilização de um empreendimento imobiliário. O FEL fixa as etapas do projeto em três portões: gate 1, gate 2 e gate 3. Esses são os momentos de tomada de decisão pelos gestores da empresa, que vão definir o nível de maturidade do projeto”, explica Horn.
Essa teoria permite formatar o processo de estimativa de custos que se adapta a cada uma das fases do projeto. “Quanto mais preliminar for a fase do projeto, menos informações estão disponíveis. Portanto, a margem de variação dos custos pode ser maior”, explica.
É o caso das contratações de obras públicas com base no projeto preliminar. Depois de concluído o executivo, as partes constatam tardiamente que os custos serão superiores ao estimado, exigindo o estabelecimento de aditivos contratuais.
“Nessa etapa de concepção do projeto, é importante para a qualidade da estimativa de custos que o gerente de projetos tenha consciência de que há uma margem de variação possível e encontre o ponto médio. Depois, conforme o projeto for maturando, é possível convergir para um custo viável, conforme planejado nos estudos de viabilidade do projeto”, recomenda.
GATES
Os gates definem qual o nível de maturação do projeto (foto: shutterstock/dotshock)
O FEL tem uma espinha dorsal que, basicamente, funciona com três portões. O gate 1 é identificado como concepção, que coincide com a etapa inicial do projeto. “É o momento de gerar e filtrar as opções de empreendimento e realizar relatório de viabilidade”, define Horn.
O segundo portão (gate 2), chamado de maturação do projeto, impõe a análise de alternativas de implantação, de definição do escopo conceitual e estimativa do seu custo. São avaliadas e selecionadas as melhores alternativas e, novamente, produzido o relatório de viabilidade.
Ao atingir o gate 3, o projeto chega à fase de definição. O escopo evoluiu e já conta com os projetos preliminares de engenharia, inclusive revisados. É a hora de finalizar a definição do escopo e dos pacotes de trabalho do projeto, além de preparar o orçamento e cronograma para monitoramento e controle.
“O gate 3 é o mais importante para a estimativa de custos, porque a empresa tem maior número de informações para tomar decisões. Dali para frente não terá mais volta. O projeto vai para a execução e já estaremos falando de planejar a obra, a operação”, expõe.
FERRAMENTAS DE ESTIMATIVAS
As ferramentas de estimativas de custos devem ser selecionadas de acordo com a etapa em que se encontra o projeto. “Optamos sempre por um mix de ferramentas definidas pelo guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Envolve as estimativas topdown, o botton up eas paramétricas”, conta o consultor.
O processo top down (serviço pronto) é uma estimativa que tem por base os indicadores históricos de obras similares da empresa. Já o uso do botton up, processo tradicional e mais utilizado pelas construtoras, sóé recomendável para a fase de definição do projeto (gate 3). “O botton up é um orçamento detalhado, feito através da pesquisa de preços unitários no mercado, a partir do projeto executivo”, comenta.
A ferramenta paramétrica é uma mistura de ambas, na qual se divide o pacote de trabalho em outros menores. “Uma parte deles é estimada pelo top down e as lacunas que sobram podem ser respondidas por um orçamento botton up”, esclarece Horn.
O gate 3 é o mais importante para a estimativa de custos, porque a empresa tem maior número informações para tomar decisões. Dali para frente não terá mais voltaGustavo Horn
EQUÍVOCOS
A estimativa de custos fica comprometida quando se comete o erro de utilizar ferramentas inadequadas, como a botton up, numa fase em que são poucas as informações. “Isso obriga o orçamentista a tomar decisões, as quais não fazem parte do seu papel, pois é uma atribuição do gerente de projetos”, lembra.
A falta de alinhamento entre os departamentos da construtora é, segundo Gustavo Horn, um dos principais erros cometidos no processo de estimativa de custos. “O conflito de interesses entre a área de engenharia e a de incorporação é um clássico”, observa.
As premissas estabelecidas nas fases preliminares devem ser debatidas com transparência, para a tomada de decisões sobre tudo o que será adotado. “Porque essas premissas resultarão nos custos finais do projeto”, diz, orientando a realização de reuniões entre as áreas, principalmente no fechamento de cada gate.
RISCOS
Desde a concepção do projeto, as estimativas de riscos acompanham as de custos conforme o projeto vai maturando. “Eles vão se relacionando, ou seja, ao longo do processo, a estimativa de custos dá um número e o processo de riscos dá uma margem de variação possível. O gerente administra esses números, adequando-os à viabilidade do projeto”, afirma.
Na mesma medida em que o sucesso do empreendimento está no cumprimento do orçamento até a conclusão da obra, boa parte das construtoras tem a cultura de negligenciar os riscos e, até mesmo, partes do escopo do projeto. “E os projetos terminam com custos muito maiores do que o orçado, principalmente quando as empresas atacam itens do projeto com custos de menor peso, deixando passar os mais elevados”, destaca.
O ideal é identificar os problemas e fazer as mudanças a tempo. Se necessário, revisitar o escopo. “Quanto mais tarde, com o projeto já aprovado, o custo será maior, pois a possibilidade de alterações se reduz”, conclui Horn.
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